RUJUKAN

PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PEJABAT

MUSA ZAINAL ABIDIN OTHMAN

KETUA PENOLONG PENDAFTAR KANAN

BAHAGIAN PENTADBIRAN AM

JABATAN PENDAFTAR

http://pkukmweb.ukm.my

PENGURUSAN AM PEJABAT

Ketua Jabatan

• Menyedia Visi, Objektif, Fungsi,Piagam Pelanggan, Carta Organisasi
• Menyedia SKT jabatan dan individu
• Menggalakkan perhubungan sihat antara pegawai
• Mengadakan program kebajikan
• Mengguna aplikasi psikologi dalam pengurusan sumber manusia
• Menyedia dan melaksana program kualiti jabatan

• Menyemak semula fungsi jabatan
• Menilai semula aktiviti jabatan
• Mengemaskini undang-undang dan peraturan
• Mengadakan perhimpunan bulanan
• Memastikan ruang pejabat mengikut spesifikasi
• Menyedia senarai tugas

• Senarai tugas perlu dikemas kini jika berlaku:
• Pertukaran dasar Kerajaan atau objektif jabatan
• Penstrukturan semula organisasi
• Pengurangan/penambahan fungsi jabatan
• Pengurangan/penambahan jumlah kakitangan
• Perubahan dalam sistem atau cara bekerja

Kemudahan Komunikasi

• Perkhidmatan Pos: setem, Mesin Franking, pos jelas, online, dll yg ditetapkan
• Telegram
• Telefon: talian tetap/ telefon bimbit
• Faksimili
• Persidangan video
• Kaedah komunikasi manual
• Kemudahan komunikasi lain cth: e-mel, SMS, FTP

Kebersihan Pejabat

• Asing bahan yang tidak dikehendaki—buang yang tidak perlu
• Menyusun atur peralatan yang dibekalkan
• Membersih peralatan, tempat bertugas dan mencegah segala kecacatan terutama selepas bertugas
• Menyimpan dokumen di tempat yang ditetapkan

Pencegahan Kebakaran

• Pelan tindakan kebakaran
• Sistem pencegahan
• Pemeriksaan alat pemadam api
• Latihan kebakaran
• Bilik simpan rekod tahan api/bilik kebal untuk simpan rekod penting

Khidmat Nasihat

• Perundangan: Jabatan Peguam Negara
• Kewangan: Perbendaharaan Malaysia, Jabatan Akauntan Negara, Jabatan Audit Negara
• Keselamatan: Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan, Kementerian Keselamatan Dalam Negeri, Polis Diraja Malaysia

• Keselamatan ICT/Sistem dan Cara Kerja: Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU)
• Personel: Jabatan Perkhidmatan Awam
• Pengurusan Rekod Kerajaan: Jabatan Arkib Negara

PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

Rekod Perkhidmatan Pegawai

• Maklumat peribadi pegawai
• Nama
• Tarikh dan tempat lahir
• Nombor kad pengenalan
• Nombor KWSP
• Agama
• Kelayakan akademik
• Nama, nombor kad pengenalan dan alamat waris

• Maklumat Perkhidmatan
• Nama jawatan, tarikh lantikan, pengesahan dalam perkhidmatan, pemberian taraf pencen/KWSP
• Keputusan peperiksaan jabatan
• Tindakan tatatertib
• Kenaikan pangkat, pemangkuan dan tanggung kerja
• Kursus dan latihan yang dihadiri dan ikatan perjanjian (jika ada)

• Cuti yang memberi kesan terhadap perkhidmatan pegawai
• Semua jenis pinjaman dari Kerajaan
• Kurniaan dan anugerah yang diterima
• Laporan pengistiharan harta
• Kelayakan kemudahan lain berkala cth: pakaian panas/pakaian istiadat

Penilaian Prestasi

• Berdasarkan SKT
• Penilaian secara berterusan
• Tahap prestasi yang perlu dicapai dimaklumkan kepada pegawai yang dinilai
• Memberi peluang/mendengar pandangan pegawai yang dinilai berkaitan prestasinya
• Mekanisma untuk meningkatkan motivasi dan prestasi pegawai

Pemupukan Budaya Kerja Positif

• Mewujud dan memupuk semangat kerja berpasukan
• Ciri kepimpinan yang baik dan berkesan
• Tujuk ajar, kaunseling dan bimbingan
• Tanggungjawab dan kepercayaan kepada pegawai
• Pengiktirafan dan penghargaan kepada pegawai

Pembangunan Modal Insan

• Latihan yang sesuai dalam/luar jabatan
• Laluan kerjaya (career path) dan perancangan pelan penggantian (succession plan)
• Pusingan kerja mengikut tempoh yang sesuai dalam pelbagai bidang
• Pendedahan yang bersesuaian untuk pengetahuan dan pengalaman kerja di organisasi lain

PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN

Utamakan Pelanggan

• Layanan yang mesra dan adil
• Mewujudkan pejabat perkhidmatan pelanggan
• Memperluas mekanisma penyebaran dan penyampaian kemudahan perkhidmatan
• Mengurangkan karenah birokrasi

Kemudahan Pelanggan

• Telefon awam—orang ramai mudah berurusan dengan jabatan
• Alat siar raya—penyampaian maklumat dengan cepat dan berkesan
• Kafeteria—untuk kemudahan pegawai dan pelanggan yang berurusan dengan jabatan
• Galeri—untuk pamerkan aktiviti jabatan
• Kemudahan sukan dan riadah

Piagam Pelanggan

• Semak/kaji semula jaminan kualiti perkhidmatan yang dijanjikan
• Pastikan jaminan kualiti perkhidmatan yang dijanjikan dipatuhi setiap masa
• Sediakan sistem pemulihan perkhidmatan bagi mengukuhkan keyakinan pelanggan
• Pamerkan piagam pelanggan ditempat strategik

Pengurusan Aduan Awam

• Melantik Pegawai Perhubungan Aduan
• Pelbagai saluran untuk kemukakan masalah
• Tempoh penyelesaian yang munasabah
• Sistem aduan dipertingkat mengikut peraturan yang dikuatkuasa dari masa ke masa

SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

Perkhidmatan Kaunter

• Jumlah kaunter yang mencukupi
• Memusatkan semua perkhidmatan kaunter di satu lokasi
• Menyediakan pelbagai perkhidmatan di setiap kaunter
• Kaunter khas untuk OKU, warga emas dsb
• Sistem giliran untuk keselesaan pelanggan
• Buka pada masa yang ditentukan

• Borang maklumbalas pelanggan
• Peti cadangan
• Pegawai kaunter mesra pelanggan, senyum, berbudi bahasa
• Melantik penyelia kaunter
• Pemantauan perkhidmatan kaunter

Sistem dan Prosedur Kerja

• Semak/kaji semula sistem dan prosedur kerja—mudahkan urusan
• Pusat Khidmat Setempat (One Stop Center)
• Pamer carta aliran proses kerja
• Pamer senarai semak dalam proses kelulusan sesuatu jenis permohonan
• Surat akuan terima--permohonan yang diterima
• Maklum pelanggan status permohonan dan jangkamasa untuk proses permohonan

Manual Prosedur Kerja (MPK) dan
Fail Meja

• MPK hendaklah komprehensif bagi jabatan
• Setiap pegawai mempunyai Fail Meja yang lengkap dan kemas kini
• MPK dan Fail Meja perlu dikemas kini setiap masa

Borang Permohonan

• Kurangkan atau hapuskan penggunaan borang bagi urusan tertentu
• Kaji penggabungan borang untuk sesuatu urusan
• Borang untuk mengisi maklumat yang perlu sahaja
• Borang mudah diperolehi dari pelbagai saluran termasuk di laman web

URUSAN SURAT KERAJAAN

Surat Rasmi Kerajaan

• Alamat pengirim
• Alamat penerima
• Nombor rujukan
• Tarikh surat
• Tajuk surat
• Pembukaan dan pengakhiran surat
• Nombor perenggan, mukasurat dan lampiran
• Sedia surat dalam 3 salinan—penerima (asal), fail berkenaan, fail timbul
• Taraf keselamatan surat: Terbuka/Terperingkat

Pendaftaran dan Pengedaran

• Surat khusus kepada Ketua/Timbalan diserahkan kepada Pembantu Khas (tanpa dibuka)
• Surat dialamat kepada Ketua Jabatan dan u.p. pegawai—serahkan kepada pegawai
• Pegawai yang bertanggungjawab mengurus surat jabatan sahaja yang boleh membuka surat dan mendaftar mengikut prosedur
• Surat dimasukkan ke dalam fail berkenaan

• Semua surat diterima diambil tindakan segera.
• Semua surat dihantar keluar adalah salinan asal lengkap dengan tarikh, no.rujukan fail, alamat yang betul, t.t. pegawai.
• Penghantaran surat boleh melalui faks disusuli segera dengan surat asal

PENGURUSAN FAIL

Pembukaan Fail

• Tajuk , nombor rujukan fail, tarikh pembukaan fail
• Kertas minit dan kandungan surat dan dokumen lampiran disusun mengikut tarikh
• Dakwat merah bagi surat terima
• Dakwat biru/hitam bagi surat keluar
• Minit pendek dicatat atas kertas minit
• Tutup fail—100 kandungan/tebal 4 sm

Fail Sementara

• Surat/dokumen yang diterima memerlukan tindakan segera sedangkan fail yang berkenaan tidak dapat dikesan
• Lebih dari seorang pegawai perlu mengambil tindakan dengan menggunakan fail yang sama

Penyimpanan dan Pergerakan Fail

• Fail terbuka disimpan di Bilik Rekod—disusun mengikut no. rujukan fail
• Pergerakan fail direkod bagi memudahkan pengawalan dan pengesanan fail
• Simpan dalam perhatian—memudahkan tindakan susulan ke atas sesuatu surat dalam tempoh masa yang ditetapkan
• Fail Timbul—untuk memaklumkan pegawai atasan mengenai sesuatu tindakan yang telah diambil

PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN PELUPUSAN REKOD AWAM

Rekod awam

• Rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam, perusahaan Kerajaan dan Perkhidmatan Awam
• Merangkumi segala jenis surat, dokumen, bahan bercetak/elektronik/AV
• Ketua Jabatan—pewujudan, penyelenggaraan, pemeliharaan dan pelupusan setiap rekod awam

• Mematuhi prosedur rekod awam yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara
• Mengadakan bilik rekod jabatan dengan kelengkapan bersesuaian
• Pelupusan rekod awam mengikut Akta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629)
• Melantik seorang Pegawai Rekod Jabatan (Gred 27 ke atas)

• Pembaikan kecil rekod awam
• Bahan perekat yang dibuat dari tepung ubi kayu
• Rekod yang basah dikeringkan dengan kertas serap air dan kipas angin
• Rekod jangan dijemur di bawah sinaran matahari atau disalai

INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT

• Inventori: Barang tak luak yang bernilai kurang daripada RM500 setiap satu. Cth: perabot, permaidani, langsir, pinggan
• Bekalan Pejabat: Barang luak/tak luak yang bernilai rendah dan tidak ekonomik untuk dikesan penempatannya satu per satu. Cth: Alat tulis dan kelengkapan pejabat

Perolehan Inventori dan Bekalan Pejabat

• Perlu mendapat kelulusan pihak tertentu
• Item yang tersenarai dalam Kontrak Pusat hendaklah dibeli melalui Kontrak Pusat
• Pembelian di luar Kontrak Pusat—selaras dengan peraturan kewangan
• Penerimaan bahan dari pembekal—diperiksa untuk memastikan memenuhi spesifikasi yang ditetapkan

Kawalan Penggunaan

• Merekod dengan lengkap, tepat dan diberi nombor kawalan
• Pengeluaran bagi tujuan rasmi mengikut keperluan
• Pengeluaran perlu dilulus dan direkod
• Pengeluaran dilaksana secara MDKD
• Sistem kawalan—aplikasi IT lebih sistematik
• Penyalahgunaan/kecuaian—surcaj dan/atau tindakan tatatertib

Penyimpanan: Tempat

• Mempunyai ciri-ciri keselamatan mengikut kesesuaian jenis aset
• Sesuai mengikut fizikal dan ciri-ciri sesuatu aset
• Aset dalam proses pelupusan-- tempat yang selamat bagi mengelak kehilangan

Penyelenggaraan

• Dibuat secara terancang mengikut jadual
• Perjanjian perkhidmatan penyelenggaraan dengan pembekal
• Disahkan oleh pegawai yang diberi kuasa
• Rekod aktiviti penyelenggaraan
• Menilai program penyelenggaraan

Pemeriksaan

• Baki dalam buku rekod sama dengan baki dalam simpanan
• Berkeadaan sempurna
• Tempoh penggunaan belum luput
• Stok mencukupi mengikut had keperluan
• Disimpan ditempat yang ditetapkan
• Sijil Pemeriksaan Inventori dan Bekalan Pejabat kepada Ketua S/U Kementerian

Sekian

SELAMAT MAJU JAYA